Post by rakib1234 on Nov 11, 2024 1:12:37 GMT -5
ការរៀបចំសវនកម្មអាចជាកិច្ចការដ៏គួរឱ្យភ័យខ្លាចសម្រាប់អង្គការ ជាពិសេសនៅពេលនិយាយអំពីការគ្រប់គ្រង និងរៀបចំឯកសារមួយចំនួនធំដែលត្រូវការ។
ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ តាមរយៈការប្រើប្រាស់ ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារដ៏រឹងមាំ (DMS) អាជីវកម្មអាចសម្រួល ដំណើរការរៀបចំ សវនកម្ម និងធានាបាននូវការអនុលោមតាមតម្រូវការបទប្បញ្ញត្តិ។
1. ការផ្ទុកឯកសារកណ្តាល
DMS ធ្វើមជ្ឈមណ្ឌលផ្ទុកឯកសារ ធ្វើឱ្យវាងាយស្រួលក្នុងការចូលប្រើ គ្រប់គ្រង និងតាមដានឯកសារពាក់ព័ន្ធទាំងអស់ក្នុងអំឡុងពេលដំណើរការសវនកម្ម។ ដោយការរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងទីតាំងតែមួយដែលមានសុវត្ថិភាព DMS លុបបំបាត់តម្រូវការក្នុងការរុះរើតាមទូឯកសារ ថតឯកសារ ឬប្រព័ន្ធផ្ទុកឯកសារច្រើន សន្សំពេលវេលា និងកាត់បន្ថយហានិភ័យនៃការបាត់ឯកសារសំខាន់ៗ។
2. ការរៀបចំឯកសារប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាព និងទិន្នន័យមេតា
ដំណោះស្រាយ DMS បើកដំណើរការរៀបចំឯកសារប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាព ដោយអនុញ្ បញ្ជីអ៊ីម៉ែល B2B ញាតឱ្យអ្នកប្រើចាត់ថ្នាក់ ស្លាក និងអនុវត្ត ទិន្នន័យមេតា ទៅឯកសារ។ នេះធ្វើឱ្យវាកាន់តែងាយស្រួលក្នុងការកំណត់ទីតាំងឯកសារជាក់លាក់ក្នុងអំឡុងពេលសវនកម្ម ដោយសារអ្នកប្រើប្រាស់អាចស្វែងរកឯកសារយ៉ាងឆាប់រហ័សដោយផ្អែកលើលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យផ្សេងៗ ដូចជាប្រភេទឯកសារ កាលបរិច្ឆេទ ឬពាក្យគន្លឹះជាក់លាក់។ Folderit បោះជំហានមួយជំហានបន្ថែមទៀតដោយការផ្តល់នូវវាលទិន្នន័យមេតាដែលអាចប្ដូរតាមបំណងបាន ដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកប្រើប្រាស់កែសម្រួលប្រព័ន្ធទៅនឹងតម្រូវការតែមួយគត់របស់ស្ថាប័នរបស់ពួកគេ។
3. សមត្ថភាពស្វែងរកកម្រិតខ្ពស់
បញ្ហាប្រឈមដ៏សំខាន់មួយក្នុងអំឡុងពេល រៀបចំសវនកម្ម គឺការស្វែងរកឯកសារជាក់លាក់ឱ្យបានឆាប់រហ័ស និងមានប្រសិទ្ធភាព។ ដំណោះស្រាយ DMS ដូចជា Folderit ផ្តល់នូវសមត្ថភាពស្វែងរកកម្រិតខ្ពស់ រួមទាំងការទទួលស្គាល់តួអក្សរអុបទិក (OCR) និងការស្វែងរកអត្ថបទពេញលេញ ដែលអាចឱ្យអ្នកប្រើប្រាស់ស្វែងរកឯកសារពាក់ព័ន្ធដោយភាពងាយស្រួល។ វាជួយកាត់បន្ថយពេលវេលាដែលចំណាយក្នុងការស្វែងរកឯកសារ និងធានាថាគ្មានព័ត៌មានសំខាន់ណាមួយត្រូវបានមើលរំលងក្នុងអំឡុងពេលដំណើរការសវនកម្ម។
4. ការត្រួតពិនិត្យការចូលប្រើក្រឡា
Folderit អនុញ្ញាតឱ្យអ្នកគ្រប់គ្រងកំណត់ការត្រួតពិនិត្យការចូលដំណើរការជាលំដាប់ ដោយអនុញ្ញាតឱ្យពួកគេដាក់កម្រិតការចូលប្រើប្រាស់ឯកសារជាក់លាក់ ឬក្រុមអ្នកប្រើ។ នេះធានាថាមានតែបុគ្គលដែលមានការអនុញ្ញាតប៉ុណ្ណោះដែលអាចចូលប្រើព័ត៌មានរសើបក្នុងអំឡុងពេលដំណើរការសវនកម្ម និងជួយរក្សាកម្រិតខ្ពស់នៃសុវត្ថិភាពសម្រាប់ឯកសាររបស់ស្ថាប័នអ្នក។
5. ផ្លូវសវនកម្មដ៏ទូលំទូលាយ
Folderit ផ្តល់នូវសវនកម្មលម្អិត tr a ils ដែលអនុញ្ញាតឱ្យអង្គការតាមដានសកម្មភាពទាំងអស់ដែលបានអនុវត្តនៅក្នុងប្រព័ន្ធ។ សមត្ថភាពរក្សាកំណត់ត្រាដ៏ទូលំទូលាយនេះបង្ហាញពីការប្តេជ្ញាចិត្តរបស់ស្ថាប័នរបស់អ្នកក្នុងការរក្សាកំណត់ត្រាត្រឹមត្រូវ និងជួយគាំទ្រដល់ដំណើរការសវនកម្មប្រកបដោយជោគជ័យ។
6. ការរក្សាទុក និងលុបដោយស្វ័យប្រវត្តិ
Folderit អនុញ្ញាតឱ្យអ្នកប្រើប្រាស់រៀបចំគោលការណ៍រក្សាទុកដោយស្វ័យប្រវត្តិសម្រាប់ប្រភេទឯកសារនីមួយៗ ដោយធានាឱ្យមានការអនុលោមតាមតម្រូវការច្បាប់ និងបទប្បញ្ញត្តិ។ លើសពីនេះ Folderit អាចលុបឯកសារដែលលែងត្រូវការដោយស្វ័យប្រវត្តិ ដោយជួយរក្សាប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាព និងគ្មានខ្លាញ់។
ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយ តាមរយៈការប្រើប្រាស់ ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារដ៏រឹងមាំ (DMS) អាជីវកម្មអាចសម្រួល ដំណើរការរៀបចំ សវនកម្ម និងធានាបាននូវការអនុលោមតាមតម្រូវការបទប្បញ្ញត្តិ។
1. ការផ្ទុកឯកសារកណ្តាល
DMS ធ្វើមជ្ឈមណ្ឌលផ្ទុកឯកសារ ធ្វើឱ្យវាងាយស្រួលក្នុងការចូលប្រើ គ្រប់គ្រង និងតាមដានឯកសារពាក់ព័ន្ធទាំងអស់ក្នុងអំឡុងពេលដំណើរការសវនកម្ម។ ដោយការរក្សាទុកឯកសារនៅក្នុងទីតាំងតែមួយដែលមានសុវត្ថិភាព DMS លុបបំបាត់តម្រូវការក្នុងការរុះរើតាមទូឯកសារ ថតឯកសារ ឬប្រព័ន្ធផ្ទុកឯកសារច្រើន សន្សំពេលវេលា និងកាត់បន្ថយហានិភ័យនៃការបាត់ឯកសារសំខាន់ៗ។
2. ការរៀបចំឯកសារប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាព និងទិន្នន័យមេតា
ដំណោះស្រាយ DMS បើកដំណើរការរៀបចំឯកសារប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាព ដោយអនុញ្ បញ្ជីអ៊ីម៉ែល B2B ញាតឱ្យអ្នកប្រើចាត់ថ្នាក់ ស្លាក និងអនុវត្ត ទិន្នន័យមេតា ទៅឯកសារ។ នេះធ្វើឱ្យវាកាន់តែងាយស្រួលក្នុងការកំណត់ទីតាំងឯកសារជាក់លាក់ក្នុងអំឡុងពេលសវនកម្ម ដោយសារអ្នកប្រើប្រាស់អាចស្វែងរកឯកសារយ៉ាងឆាប់រហ័សដោយផ្អែកលើលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យផ្សេងៗ ដូចជាប្រភេទឯកសារ កាលបរិច្ឆេទ ឬពាក្យគន្លឹះជាក់លាក់។ Folderit បោះជំហានមួយជំហានបន្ថែមទៀតដោយការផ្តល់នូវវាលទិន្នន័យមេតាដែលអាចប្ដូរតាមបំណងបាន ដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកប្រើប្រាស់កែសម្រួលប្រព័ន្ធទៅនឹងតម្រូវការតែមួយគត់របស់ស្ថាប័នរបស់ពួកគេ។
3. សមត្ថភាពស្វែងរកកម្រិតខ្ពស់
បញ្ហាប្រឈមដ៏សំខាន់មួយក្នុងអំឡុងពេល រៀបចំសវនកម្ម គឺការស្វែងរកឯកសារជាក់លាក់ឱ្យបានឆាប់រហ័ស និងមានប្រសិទ្ធភាព។ ដំណោះស្រាយ DMS ដូចជា Folderit ផ្តល់នូវសមត្ថភាពស្វែងរកកម្រិតខ្ពស់ រួមទាំងការទទួលស្គាល់តួអក្សរអុបទិក (OCR) និងការស្វែងរកអត្ថបទពេញលេញ ដែលអាចឱ្យអ្នកប្រើប្រាស់ស្វែងរកឯកសារពាក់ព័ន្ធដោយភាពងាយស្រួល។ វាជួយកាត់បន្ថយពេលវេលាដែលចំណាយក្នុងការស្វែងរកឯកសារ និងធានាថាគ្មានព័ត៌មានសំខាន់ណាមួយត្រូវបានមើលរំលងក្នុងអំឡុងពេលដំណើរការសវនកម្ម។
4. ការត្រួតពិនិត្យការចូលប្រើក្រឡា
Folderit អនុញ្ញាតឱ្យអ្នកគ្រប់គ្រងកំណត់ការត្រួតពិនិត្យការចូលដំណើរការជាលំដាប់ ដោយអនុញ្ញាតឱ្យពួកគេដាក់កម្រិតការចូលប្រើប្រាស់ឯកសារជាក់លាក់ ឬក្រុមអ្នកប្រើ។ នេះធានាថាមានតែបុគ្គលដែលមានការអនុញ្ញាតប៉ុណ្ណោះដែលអាចចូលប្រើព័ត៌មានរសើបក្នុងអំឡុងពេលដំណើរការសវនកម្ម និងជួយរក្សាកម្រិតខ្ពស់នៃសុវត្ថិភាពសម្រាប់ឯកសាររបស់ស្ថាប័នអ្នក។
5. ផ្លូវសវនកម្មដ៏ទូលំទូលាយ
Folderit ផ្តល់នូវសវនកម្មលម្អិត tr a ils ដែលអនុញ្ញាតឱ្យអង្គការតាមដានសកម្មភាពទាំងអស់ដែលបានអនុវត្តនៅក្នុងប្រព័ន្ធ។ សមត្ថភាពរក្សាកំណត់ត្រាដ៏ទូលំទូលាយនេះបង្ហាញពីការប្តេជ្ញាចិត្តរបស់ស្ថាប័នរបស់អ្នកក្នុងការរក្សាកំណត់ត្រាត្រឹមត្រូវ និងជួយគាំទ្រដល់ដំណើរការសវនកម្មប្រកបដោយជោគជ័យ។
6. ការរក្សាទុក និងលុបដោយស្វ័យប្រវត្តិ
Folderit អនុញ្ញាតឱ្យអ្នកប្រើប្រាស់រៀបចំគោលការណ៍រក្សាទុកដោយស្វ័យប្រវត្តិសម្រាប់ប្រភេទឯកសារនីមួយៗ ដោយធានាឱ្យមានការអនុលោមតាមតម្រូវការច្បាប់ និងបទប្បញ្ញត្តិ។ លើសពីនេះ Folderit អាចលុបឯកសារដែលលែងត្រូវការដោយស្វ័យប្រវត្តិ ដោយជួយរក្សាប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារប្រកបដោយប្រសិទ្ធភាព និងគ្មានខ្លាញ់។